Nuevas Regulaciones de Inmigración Impactan a los Empleadores de Florida

Desde 1996, E-Verify, un servicio gratuito de verificación de inmigración digital, existe para ayudar a los empleadores a garantizar que su fuerza laboral contratada esté autorizada para trabajar en los Estados Unidos. Si bien Florida hizo que la inscripción y el uso de E-Verify fueran obligatorios para los empleadores públicos y privados que tenían contratos con los gobiernos estatales o locales (o recibieron fondos de incentivos del gobierno), el uso general de E-Verify por parte de los empleadores de Florida fue voluntario. El 10 de mayo de 2023, eso cambió. A partir del 1 de julio de 2023, los empleadores privados con al menos 25 empleados en Florida ahora deberán usar E-Verify para confirmar la elegibilidad de sus empleados para trabajar en los Estados Unidos. Si un empleador cubierto no usa el sistema E-Verify como se requiere tres veces en un período de dos años, la ley establece que el empleador está sujeto a una multa obligatoria de US$1,000 por cada día de incumplimiento. La ley incluso excluye una defensa planteada por el empleador de que el sistema E-Verify no estaba disponible. Estos estrictos requisitos y posibles sanciones pueden afectar significativamente las prácticas de contratación de muchos empleadores en Florida.

La Ley de Control y Reforma de Inmigración de 19861 requiere que todos los empleadores estadounidenses (sin importar el tamaño) hagan que las personas contratadas completen el Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9) para ayudar a verificar la identidad de la persona y confirmar la autorización de la persona para trabajar en los Estados Unidos. El empleador debe completar su parte del Formulario I-9 en la fecha de contratación, y los empleados deben completar y proporcionar documentación que confirme su identidad y autorización de trabajo dentro de los tres días posteriores al primer día de empleo. Desde 1996, los empleadores han podido utilizar el sistema E-Verify, que es un sistema basado en Internet proporcionado por el Departamento de Seguridad Nacional de los EE. UU. para confirmar electrónicamente la identidad y la elegibilidad laboral de una persona en los Estados Unidos. Si bien existen leyes que requieren que ciertos empleadores en ciertos lugares y bajo ciertas circunstancias usen el sistema E-Verify, no es una herramienta obligatoria general. No obstante, muchos empleadores lo usan voluntariamente porque el gobierno supone que si el sistema E-Verify se usa de buena fe, el empleador no contrató a sabiendas a un trabajador no autorizado.

Si bien se ha requerido que algunos empleadores de Florida utilicen el sistema E-Verify, la mayoría de los empleadores de Florida no lo han hecho. El 10 de mayo de 2023, el gobernador de Florida, Ron DeSantis, promulgó el proyecto de ley de inmigración de Florida, el Proyecto de Ley del Senado 1718, que finalmente impone importantes requisitos de verificación y mantenimiento de registros a los empleadores públicos y privados de Florida. A partir del 1 de julio de 2023, los empleadores privados con al menos 25 empleados en Florida deben usar el sistema E-Verify para verificar la elegibilidad laboral de cada nuevo empleado dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de trabajo del trabajador.2 Este requisito se aplica a cualquier trabajador contratado a partir del 1 de julio de 2023. Los empleadores cubiertos también están obligados a conservar registros de la documentación y la verificación generada para cualquier empleado recién contratado durante al menos tres años. Además, los empleadores cubiertos tienen prohibido continuar empleando a una persona al enterarse de que el empleado no está autorizado para trabajar en los Estados Unidos.

Según la nueva ley, el uso del sistema E-Verify transmitirá una presunción refutable a los empleadores de que no están empleando a sabiendas a un trabajador no autorizado. Los empleadores cubiertos no están exentos de usar el sistema E-Verify en caso de que el sistema esté fuera de servicio por mantenimiento o no esté disponible durante la ventana de cumplimiento de tres días. En cambio, si el sistema E-Verify no está disponible, los empleadores cubiertos deben usar el Formulario I-9 para verificar la elegibilidad de empleo de un nuevo empleado y documentar que el sistema E-Verify no está disponible al obtener una captura de pantalla de cada día que el sistema está inactivo o guardar cualquier anuncio público sobre la indisponibilidad del sistema. Los empleadores también deberán certificar que han utilizado el sistema E-Verify al realizar contribuciones o reembolsos al sistema de desempleo de Florida.

Los empleadores cubiertos deben proporcionar copias de los documentos que respalden la verificación de la elegibilidad para el empleo a pedido del Departamento de Cumplimiento de la Ley de Florida, el Fiscal General, el Departamento de Oportunidades Económicas (DEO), el fiscal estatal o el fiscal estatal del circuito en el que el trabajos de empleados recién contratados. A partir del 1 de julio de 2024, si el DEO determina que un empleador cubierto no verificó la elegibilidad laboral de sus nuevos empleados mediante el sistema E-Verify, el DEO debe notificar al empleador sobre el incumplimiento. El empleador notificado tendrá entonces 30 días para subsanar su incumplimiento. Si el DEO determina que un empleador no usó el sistema E-Verify tres veces en un período de 24 meses, el empleador recibirá una multa de US$1,000 por día hasta que se solucione el incumplimiento.

A medida que los empleadores de Florida navegan por estos nuevos requisitos de verificación y mantenimiento de registros, el grupo de trabajo, empleo y seguridad en el lugar de trabajo de K&L Gates puede ayudar con todos los aspectos de la preparación y el mantenimiento del cumplimiento de la nueva ley.

1 8 CFR § 274a.2 (2023).

2 Florida SB 1718 (2023).

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